ArmenTeKort vzw is een non-profit organisatie die zich inzet om kansarmoede in Antwerpen te bestrijden door kansrijke en kansarme stadsgenoten met elkaar te verbinden. Ze gebruiken hiervoor een buddy systeem waarbij kansrijken zich vrijwillig kunnen aanmelden om als buddy op te treden en kansarmen te helpen. Wanneer men het opleidingstraject heeft doorlopen en succesvol heeft afgerond, zal deze vrijwillige kansrijke persoon gekoppeld worden aan een van deze kansarme personen en zullen ze samen een traject bewandelen.

Om meer impact en awareness te creëren rond dit geweldig initiatief, draagt HAVIK  haar steentje bij door hun marketing automation activiteiten te optimaliseren en nieuwe bouwstenen voor het verder uitbreiden van hun huidige communicatiestrategie aan te reiken. Om dit tot stand te brengen, gebruikt ArmenTeKort Salesforce Sales cloud & Pardot als marketing automation technologie. Pardot, de marketing automation tool, is in de zomer van 2020 opgezet met als doel de communicatie met ambassadeurs, sponsors, vrijwilligers, partners… te optimaliseren en opvolging te automatiseren. HAVIK en ArmenTekort sloegen dus de handen in elkaar en konden reeds vier sprints succesvol afronden. Deze hadden beiden als doel Antwerpenaren meer bewust te maken van kansarmoede in hun stad.

Sprint 1: Focus op de bubby journey m.b.v. Pardot Marketing Automation

Er zijn veel vrijwilligers die zich inzetten om het project dat ArmenTeKort omarmt te doen slagen en dat wil HAVIK zo goed mogelijk ondersteunen. Tijdens de kennismaking werd het snel duidelijk waar ArmenTeKort de komende maanden wil op focussen. Namelijk de buddy journey. In het traject waarbij iemand geïnteresseerd is om een buddy te worden, tot deze volledig opgeleid en gematched is met een Buddy-zoekende, zaten enorm veel campagne en automatisatie opportuniteiten. Deze hebben we samen bekeken en uiteindelijk ingezoomd op twee specifieke fasen van het proces:

1. Engagement aanwakkeren van huidige mensen die zich aangemeld hebben bij ArmenTeKort
2. Opvolging tijdens de gehele buddy journey verder verfijnen voor een optimale samenwerking

Daarnaast was er ook nood aan het uitbouwen van een preference center, zodat de organisatie op een correcte manier in- en uitschrijvingen kon capteren voor de verschillende soorten communicatie. Dit preference center was ook een belangrijke bouwsteen in het communicatietraject. Naast het strategische luik konden we hen ook ondersteunen bij het meer technische aspect van hun Pardot omgeving. Zo optimaliseerden we onder andere de UTM-tags, zetten we de social media connectors op, testten we de email deliverability, email footers en het gebruik van personalisatie.

Sprint 2: Pre-registratie traject en extra awareness voor de infosessie

In deze tweede sprint zijn we meer in detail getreden over hoe ArmenTeKort in de eerste fase een groter doelpubliek kan aanspreken en welke tone of voice nodig is om de Antwerpenaar te overtuigen. Hier hebben we strategische ondersteuning geboden. Het was de bedoeling om verschillende emoties uit te spelen, afhankelijk van de doelgroep, en in te zetten op verschillende kanalen om de grootste impact te verkrijgen. Waar we in fase 1 sterk ingezet hebben op opvolging van de buddy journey, kijken we in sprint 2 ook naar alle andere stakeholders: ambassadeurs, sponsors, partners, etc.

Een andere fase die we meer in detail hebben uitgewerkt zijn specifieke exit flows. Iemand naar de infosessies en opleiding krijgen is één ding, maar het kan perfect zijn dat die persoon door welke reden dan ook, zich niet meer wil engageren. Hiervoor hebben we verschillende exit flows voorzien om feedback te verzamelen en een duidelijker overzicht te krijgen van wie er afhaakt en waarom. Dit alles wordt dan gecapteerd in Pardot & Sales cloud om nadien te analyseren en opvolgingsacties te ondernemen.

Sprint 3: Focus op het scoringmodel en de preference page

In Sprint 3 hebben we de focus gelegd op het scoringmodel. We hebben een doorlichting gedaan voor de prospect scoring en een cleaning van de huidige data hiervan.

Het 2^e focuspunt was het gebruik van de preference page. Er werden noodzakelijke lijsten gedefinieerd, met bijhorende opvolgacties/mailtjes. De lijsten zijn definitief gedefinieerd zodat deze in lijn zijn met hun communicatiestrategie. Er werd ook een flow ontwikkeld waarbij personen opnieuw worden gecontacteerd wanneer deze al enige tijd inactief zijn.

Verder werd er ook een sync opgezet zodat alle nuttige Pardot data die je kan terugvinden over de oorsprong van een prospect, ook gecapteerd kan worden in Sales cloud.

Sprint 4: Opkuis database

In deze sprint zijn we vooral gaan kijken naar de mensen die inactief zijn op de maandelijkse nieuwsbrief. Hier was duidelijk een opkuis nodig volgens ArmenTeKort, om dit te doen zijn we van start gegaan met het opstellen van mailinglists met de juiste criteria. Aan de hand daarvan hebben we een engagement flow opgesteld. Zo kan er worden nagegaan van waar de inactiviteit komt en of mensen nog geïnteresseerd zijn in ATK. Nadat mensen de flow doorliepen zonder enige actie werden ze uitgeschreven.

Daarnaast werd er een health check gedaan op de UTM-tracking. We hebben de Pardot tracking geactiveerd via google tag manager. Hier hebben we nagekeken of er genoeg data binnen komt vanuit deze UTM-tracking.

1% Pledge project in samenwerking met armentekort

Net zoals Salesforce, is het voor ons belangrijk om ons steentje bij te dragen en non-profit organisaties te ondersteunen. Dit doen we door ArmenTeKort vzw ondersteunen in hun missie om kansarmoede te bestrijden.

HAVIK zal ArmenTeKort ook in de toekomst verder ondersteunen waar nodig. Dit kan in de vorm van kennisdeling zijn of het organiseren van focus momenten om andere trajecten binnen Pardot verder te optimaliseren.  Op deze manier kunnen we ervoor zorgen dat  ArmenTeKort  extra helpende handen ter beschikking heeft!